Soluzioni Domino

Gestite in autonomia i vostri processi di formazione

"Gestione Training" è un’applicazione Lotus Domino che consente di ridurre i tempi e i carichi di lavoro e di ottenere il controllo sulle principali fasi del processo di formazione: copre, infatti, tutte le attività necessarie all'organizzazione e all'erogazione di percorsi formativi.

"Gestione Training" è integrabile con un archivio utenti da cui trae tutte le informazioni anagrafiche da registrare sulle schede di iscrizione ai corsi e le abilitazioni dei ruoli all’interno del processo organizzativo della formazione.

"Gestione Training" è interamente fruibile via browser.

Vediamo di seguito le caratteristiche salienti dell'applicativo.

REALIZZARE E COORDINARE IL CALENDARIO DEI CORSI

La scheda corso permette di gestire tutte le informazioni rilevanti per la sua fruizione:

• categorizzazione e classificazione del corso;
• descrizione del contenuto del corso (programma, docenti, destinatari principali);
• gestione del materiale didattico;
• informazioni sulla location e sulla data/ora di svolgimento;
• facilities e hotel;
• referente del corso.

L’inserimento della scheda corso è subordinata allo svolgimento di un workflow approvativo a due step. Ogni livello approvativo offre la possibilità di:

• approvare la richiesta di inserimento;
• rimandarla alla precedente fase del processo approvativo;
• respingere la richiesta.

L’attuale strutturazione della scheda corso permette di gestire due tipologie fondamentali:

• il corso tradizionale in aula;
• il corso on-line.

Le informazioni in cui si struttura la scheda dipenderanno, quindi, in parte, dalla tipologia di corso che si vuole inserire.
Il catalogo corsi così strutturato e creato sarà consultabile via browser da ogni utente autorizzato ad accedere al database. La navigazione è possibile attraverso diverse chiavi di categorizzazione.

All’interno del catalogo è attiva una ricerca full-text per tutti gli utenti.

ISCRIVERSI AI CORSI DIRETTAMENTE ON LINE

Ogni utente abilitato ad accedere alla funzionalità potrà effettuare via browser l’iscrizione ai corsi per i quali è stata attivata l’iscrizione on-line.
Sulla base della login e del legame con l’archivio utenti (*), all’interno della scheda iscrizione verranno inserite automaticamente tutte le informazioni anagrafiche legate al partecipante.

Ogni utente ha la possibilità di cancellare la propria iscrizione fino alla data limite di cancellazione possibile indicata nella scheda corso.

* l’applicazione Gestione Training può essere integrata con un’anagrafica già esistente in azienda oppure è possibile prevedere la costruzione di un archivio utenti ad hoc.

GESTIRE LE LISTE D’ATTESA

All’interno della scheda corso è possibile indicare il numero massimo di partecipanti.
Sulla base di questo numero, le iscrizioni effettuate on-line che superano il limite ammissibile sono gestite in una lista d’attesa che si basa su criteri temporali.

L’applicazione si occupa di gestire l’aggiornamento automatico della lista d’attesa sulla base di:

• Variazioni nel numero massimo di partecipanti (ad opera dell’organizzatore del corso);
• Eventuali cancellazione da parte degli iscritti.

Un sistema di messaggistica automatica si occupa di avvisare gli utenti interessati di ogni eventuale cambiamento nella lista d’attesa.

EFFETTUARE ATTIVITA’ DI BACK-OFFICE

Gli utenti abilitati ad accedere al back-office dell’applicativo possono:

• Effettuare iscrizioni per altri utenti;
• Cancellare iscrizioni fatte da altri utenti;
• Modificare le informazioni di un corso pubblicato;
• Inviare la notifica ufficiale di iscrizione partendo da un testo predefinito che carica tutte le informazioni del corso, con la possibilità eventualmente di modificarlo;
• Inviare la notifica finale di esclusione dal corso agli utenti in lista d’attesa partendo da un testo predefinito con la possibilità di modificarlo.

SISTEMA DI NOTIFICHE AUTOMATICHE

L’applicazione prevede una serie di messaggi di posta che vengono inviati in diverse fasi del processo di gestione del training.
Il testo di tutti questi messaggi è parametrizzabile da parte del gruppo di utenti che accedono al back-office.

Soluzioni integrate

"Gestione Training" è utilmente abbinabile alla nostra soluzione "Distance learning", per realizzare un ambiente integrato di formazione aziendale.

Una ulteriore possibile integrazione riguarda l'aggancio con la nostra applicazione di "Mappatura delle competenze aziendali - Skill Inventory", per "mappare" le necessità interne di formazione e/o aggiornamento sulla base di rilevazioni statistiche accurate.